1365
Muhammad Fazis, Tugiah
PERENCANAAN PROYEK DAN PENJADWALAN PROYEK
Muhammad Fazis
1
, Tugiah
2
Manajemen Pendidikan Islam, UIN Muhammad Yunus batusangkar
1,2
[email protected]
1
, [email protected]
2
Abstrak
Proyek adalah serangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu dengan alokasi
sumber daya yang tersedia dan bertujuan untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan. Penjadwalan
proyek adalah rencana pengurutan kerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sasaran khusus
dengan saat penyelesaian yang jelas. sedangkan penjadwalan proyek Manajemen proyek adalah ilmu
dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia
dan fabric dengan menggunakan teknik pengelolaan cutting edge untuk mencapai sasaran yang telah
ditentukan, yaitu lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder. (Iman
Soeharto, 1999, Manajemen Proyek Jilid 1, Erlangga, Jakarta, hlm. Keberhasilan manajemen proyek
ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih bentuk organisasi, memilih pimpinan yang cakap dan
pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisasi.
Kata kunci: Proyek, Perencanaan proyek, Penjadwalan proyek, Pemimpin, tim.
Abstract
The project is a series of activities that take place within a certain period of time with the allocation of
available resources and aims to carry out the assigned tasks. Project scheduling is a work sequencing
plan to complete a job with a specific target with a clear completion time. while project scheduling
Project management is the science and art related to leading and coordinating human and material
resources using modern management techniques to achieve predetermined goals, namely scope, quality,
schedule, and cost as well as fulfill the wishes of the stake holders . (Iman Soeharto, 1999, Project
Management Volume 1, Erlangga, Jakarta, p. The success of project management is determined, among
other things, by the accuracy of choosing the form of organization, selecting capable leaders and
forming an integrated and organized project team.
Keywords: Project, Project planning, Project scheduling, Leader team.
PENDAHULUAN
Proyek adalah serangkaian kegiatan yang berlangsung dalam jangka waktu tertentu
dengan alokasi sumber daya yang tersedia dan bertujuan untuk melaksanakan tugas yang
telah ditetapkan (Ismael, 2013). Penjadwalan proyek adalah rencana pengurutan kerja untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan dengan sasaran khusus dengan saat penyelesaian yang jelas.
Pengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukan perencanaan,
penjadwalan, dan pengkoordinasian yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang saling
berkaitan.
Untuk itu kemudian dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas
penggunaan jaringan kerja (organize) dan teknik-teknik organize. Analisa jaringan kerja
merupakan suatu perpaduan pemikiran yang logis, digambarkan dengan suatu jaringan yang
berisi lintasan-lintasan kegiatan dan memungkinkan pengolahan secara analitis (Sutrisno,
2017). Analisa jaringan kerja memungkinkan suatu perencanaan yang Metode manajemen
banyak bermanfaat terutama dalam hal perencanaan, penjadwalan, dan pengawasan
pembangunan proyek, bermanfaat dalam pengambilan keputusan (choice making) serta
kegiatan-kegiatan operasional lainnya. Penerapan efektif dari suatu rangkaian yang
mempunyai interaktivitas.
Metode manajemen disegala bidang kegiatan pada kenyataannya prosedurnya tidaklah
Jurnal Sosial dan Teknologi (SOSTECH)
Volume 2 , Number 12 , Desember 2022
p-ISSN 2774-5147 ; e-ISSN 2774-5155
1366
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
begitu kompleks, hal mana dapat dianalisa secara sistematis dan sederhana dengan
menggunakan analisa jaringan kerja. Analisa jaringan kerja merupakan suatu istilah umum
yang digunakan untuk semua aspek jaringan kerja dalam perencanaan dan pengawasan
proyek, serta penggunaan waktu secara efektif dan efisien sangat diperlukan. Sehingga dalam
pengerjaan sebuah proyek, tak jarang dilaksanakan dengan mempercepat waktu pengerjaan
dengan mengalokasikan sejumlah biaya tambahan.
Ada dua teknik utama yang berkaitan dengan proyek perencanaan yang digunakan saat
ini: Metode Jalur Kritis dan Evaluasi Proyek dan Ulasan Teknik (Carefree). Setiap aktivitas
dalam proyek, pada dasarnya dituntut agar mampu menggunakan waktu secara efektif dan
efisien dengan hasil yang berkualitas. Untuk itu digunakan analisis dengan metode Lively
(Program Evaluation and Review Strategy). Energetic adalah suatu alat manajemen proyek
yang digunakan untuk melakukan penjadwalan, mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian
pekerjaan yang ada di dalam suatu proyek.
Pesatnya perkembangan pembangunan pada berbagai bidang ikut andil dalam
mempengaruhi berbagai aspek dalam masyarakat, utamanya dalam aspek fisik seperti
banyaknya pembangunan berbagai macam fasilitas. Mulai dibukanya lahan untuk
membangun permukiman, sekolah, taman bermain dan lain sebagainya menuntut
pemanfaatan lahan yang dapat diandalkan. Sehingga pembangunan bukan lagi hanya
bangunan berlantai satu tetapi dapat berkembang pada pembangunan lantai yang bertingkat.
Dalam pmbangunan infrastruktur baik rumah tempat tinggal, sekolah atau yang lain
perlu adanya manajemen atau pengaturan penjadwalan kerja yang baik, dengan perhitungan
anggaran biaya yang tepat dan teliti agar. Pembangunan dapat terlaksana dan selesai dengan
efisien. Suatu pekerjaan pembangunan dikatakan efisien jika memanfaatkan sumber daya
yang ada seperti waktu dan biaya secara sempurna, serta menjaga seminimal mungkin agar
kendala- kendala yang bisa terjadi dalam suatu pembangunan.
Manajemen proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan
mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan fabric dengan menggunakan
Penjelasan tersebut menunjukan bahwa manajemen proyek tidak bermaksud meniadakan arus
kegiatan vertical atau mengadakan perubahan terhadap manajemen klasik, tetapi ingin
memasukan (Incoporated) pendekatan, teknik serta metode yang spesifik untuk menanggapi
tuntutan dan tantangan yang dihadapi, yang sidatnya juga spesifik yaitu kegiatan proyek.
Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung
dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber dana tertentu dan dimaksudkan untuk
melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan dengan tegas (Soeharto, 1999).
Keberhasilan manajemen proyek ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih bentuk
organisasi, memilih pimpinan yang cakap dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan
terorganisasi. (Mulyati, 2013). Tetapi itu saja tidak cukup. Ada hal lain yang cukup serius
untuk diperhatikan, yaitu apa yang harus dikerjakan oleh tim proyek dan Manajer Proyek.
Penentuan apa yang akan dikerjakan ini merupakan fungsi dari perencanaan (coordinating).
Sedangkan tindakan memastikan bahwa rencana dikerjakan dengan benar merupakan fungsi
pengendalian (control). Dalam bab ini akan dibahas mengenai perencanan pekerjaan dalam
proyek. Perencanaan merupakan hal sangat penting dalam manajemen proyek. Alasan-alasan
berikut mendasari perlunya perencanaan:
1. Untuk menghilangkan atau mengurangi ketidak pastian dengan perencanaan yang baik,
apa yang perlu dikerjakan, kapan dikerjakan, memerlukan resourse apa saja, risiko apa
yang akan muncul, apa target tiap aktifitas akan menjadi jelas. Hal-hal yang tidak pasti
akan menjadi lebih pasti.
2. Untuk memperbaiki efisiensi operasi Dengan perencanaan yang baik tentu saja akan
1367
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
membuat pelaksanaan kegiatan proyek akan semakin efisien. Langkah coba-coba dan
tidak jelas dasarnya akan membutuhkan biaya yang lebih tinggi. Untuk mendapatkan
pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek.
Menurut Iman Soeharto, (1999) Dari pengertian proyek terlihat bahwa ciri-ciri pokok
proyek adalah sebagai berikut:
1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir.
2. Jumlah biaya, sasaran jadwal serta kriteria mutu dalam proses mencapai tujuan proyek
telah ditentukan.
3. Bersifat sementara, dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir
ditentukan dengan jelas.
4. Non-rutin, tidak berulang-ulang. Jenis dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek
berlangsung
Yang menjadi lingkup pekerjaan selama proses perencanaan dan pengendalian proyek
adalah:
a. Sebelum proyek mulai (selama tahap konsepsi dan pendefinisan), sebuah rencana
dipersiap kan untuk menentukan tujuan proyek, tugas-tugas yang akan di kerjakan,
jadwal dan anggaran.
b. Selama proyek (dalam tahap akuisisi) rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan
performansi, waktu dan biaya yang sebenarnya terjadi (aktual).
c. Jika ada perbedaan antara yang direncanakan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan
koreksi perlu dilakukan, dan estimasi biaya dan waktu bisa diperbarui.
Perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang esensial dalam manajemen proyek
(Pujiyono, 2017). Kedua hal ini memungkinkan orang untuk memahami apa yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan proyek dan mengurangi ketidak pastian tentang apa yang akan
dihasilkan dari pengerjaan proyek. Ada beberapa faktor yang sekiranya dapat menentukan
keberhasilan proyek antara lain ketepatan memilih bentuk organisasi proyek, memilih
pimpinan yang cakap, dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisir (Purba
et al., 2021). Namun demikian ada hal lain yang juga penting untuk diperhatikan untuk
menjamin suksesnya pelaksanaan proyek yakni perencanaan. Berikut beberapa argumen
mengapa perencanaan menjadi satu hal penting dalam manajemen proyek:
1. Menghilangkan atau mengurangi ketidakpastian. Dengan perencanaan yang baik maka apa
yang harus dikerjakan, kapan mengerjakannya, dan sumber daya apa yang diperlukan, dan
apa yang menjadi target dari kegiatan tersebut menjadi jelas bagi setiap orang.
2. Efisiensi Operasi merupakan Perencanaan yang baik maka kegiatan-kegiatan yang tidak
jelas dan yang membutuhkan sumber daya dapat dieleminasi.
3. Mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek. Perencanaan yang baik
akan memuat tujuan dari proyek. Dengan adanya tujuan tersebut maka semua pihak yang
terlibat mengetahui dan memahami kemana setiap kegiatan harus diarahkan.
4. Memberikan dasar bagi pekerjaan watching dan pengendalian. Kegiatan checking dan
pengendalian hanya bisa dilakukan dengan efektif bila ada acuan.
Hal-hal yang termuat dalam rencana seperti kegiatan, waktu dan sumberdaya dapat
menjadi acuan untuk memonitor dan disini manajer proyek mempunyai wewenang penuh
untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Di samping itu, ia memiliki jalur kontak yang
luas, baik kedalam maupun luar, seperti kepemimpin perusahaan yang bersangkutan,
kontraktor, rekanan, subkontrak dan lain-lain. Beberapa perusahaan atau badan menggunakan
bentuk organisasi di atas sesuai dengan perkembangan usahanya. Meskipun saat ini
manajemen proyek dianggap telah tumbuh ke tingkat "kedewasaan", ini bukan berarti bahwa
bentuk awalnya tidak dijumpai lagi. (Iman Soeharto,1999).
1368
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
Iman soeharto lebih lanjut mengatakan Manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari
pendekatan pengelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu
kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin.
METODE PENELITIAN
A. Tahap-tahap perencanaan proyek
Orang yang menjadi pimpinan pekerjaan proyek harus mendapat wewenang untuk
melakukan perencanaan, membuat jadwal dan anggaran, langkah-langkah perencanaan
meliputi:
1. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dan
bagaimana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut
3. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada,
subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap
aktivitas pekerjaan yang ada.
4. Jadwal untuk setiap aktivitas. Kapan aktivitas dimulai dan kapan aktivitas harus sudah
selesai.
5. Mempersiapkan Anggaran dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap
aktivitas.
6. Mengestimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek. Perencanaan akan
menjadi lebih mudah bila pekerjaan proyek serupa pernah dikerjakan. Sedang bila proyek
tersebut baru dan belum pernah dikerjakan maka perencanaan haruis dimulai dari awal dan
ini relatif lebih sulit.
7. Unit fungsional yang terlibat dalam pengerjaan proyek perlu dilibatkan dalam tahap
perencanaan proyek pada sutu kegiatan.
Langkah-langkah perencanaan meliputi:
a. Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu
ditentukan hasil akhir proyek, waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan.
b. Pekerjaan-pekerjaan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah
diuraikan dan didaftar.
c. Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen departemen yang ada,
subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap
aktivitas pekerjaan yang ada.
d. Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan dibuat, yang memperlihatkan waktu tiap
aktivitas, waktu mulai dan batas selesai serta milestone.
e. Sebuah rencana anggaran dan sumber daya yang dibutuhkan dipersiapkan. Rencana
ini akan memberikan informasi mengenai jumlah sumberdaya dan waktu untuk setiap
aktivitas pekerjaan.
f. Estimasi mengenai waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.
Jika pekerjaan proyek yang ditangani mirip proyek yang pernah dikerjakan,
perencanaan bisa didasarkan pada pengalaman sebelumnya sebagai bahan pembantu.
Sedangkan proyek adalah pekerjaan yang benar-benar baru maka perencanaan harus mulai
dari awal dan ini lebih sulit dilakukan.
Unit fungsional yang terlibat dalam pengerjaan proyek perlu dilibatkan dalam tahap
perencanaan ini. Meskipun setiap unit mengembangkan sendiri rencananya, akan dibuat
gabungan dari masing-masing untuk menghasilkan Rencana Induk Proyek (RIP) atau Expand
Expert Orchestrate. Permasalahan permasalahan biasanya akan muncul dalam tahap
1369
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
perencanaan ini. Locale permasalahan yang bisanya muncul antara lain:
a. Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak.
b. Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-
perubahan.
c. Tidak cukup untuk menentukan tujuan secara baik.
d. Tujuan tidak cukup terkuantifikasi atau terukur.
Proses penyiapan Rencana Induk Proyek (RIP) sebaiknya dilakukan sejak awal bahkan
sebelum proyek didelegasikan kepada tim. Tujuan pembuatan rencana adalah untuk
memberikan petunjuk kepada manajer dan tim proyek selama siklus hidup proyek; untuk
memberitahukan mengenai sumberdaya apa yang diperlukan, kapan dan berapa besar biaya
yang dikeluarkan, dan memungkinkan mereka mengukur kemajuan yang telah dibuat dan
keterlambatan yang terjadi, selanjutnya apa yang perlu dilakukan untuk mengejar
ketertinggalan itu.
Kegagalan proyek seperti molornya jadwal dan pembengkakan biaya bisa dihindari
dengan adanya perencanaan yang baik. Proses penyiapan Rencana Induk Proyek (RIP)
sebaiknya dilakukan sejak awal bahkan sebelum proyek didelegasikan kepada tim.
Rencana Induk Proyek berisi:
1. Deskripsi proyek
Deskripsi Proyek juga berisi deskripsi singkat mengenai asal-usul dan latar belakang
lahirnya proyek. Termasuk disini penjelasan singkat tentang proyek, tujuan, kebutuhan,
kendala, masalah yang ada (bagaimana akan diatasi), jadwal induk yang memperlihatkan
kejadian dan breakthrough yang ada.
2. Manajemen dan organisasi
Bagian ini berisi ringkasan mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya
meliputi:
a. Manajemen proyek dan organisasi Detailmengenai bagaimana proyekakan dikelola
danidentifikasi mengenai personel kunci dan hubungan kewenangan yang ada.
b. Kebutuhan orang Estimasi kebutuhan orang berikut Keterampilan, kepakaran dan cara
penempatan serta rekruitingnya.
c. Training dan pengembangan Ringkasan mengenai pengembangan eksekutif dan
preparing personel yang perlu diberikan untuk mendukung proyek.
3. Bagian teknis
Ringkasan mengenai aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian
ini adalah:
a. Rincian pekerjaan (articulation of work). Pekerjaan yang ada diuraikan secara jelas.
b. Jadwal proyek. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian, point of reference,
termasuk Gantt charts, jaringan kerja proyek, graph CPM/PERT.
c. Anggaran dan dukungan keuangan. Estimasi mengenai pengeluaran, kapan waktunya,
untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas.
d. Testing Daftar semua yang perlu diuji, termasuk prosedur, waktu dan orang yang
bertanggungjawab.
e. Dokumentasi. Dokumen-dokumen yang akan dihasilkan dan bagaimana dokumen ini
akan diorganisasikan dan disimpan.
f. Implementasi. Bahasan dan petunjuk mengenai bagaimana pelanggan men jalankan
hasil proyek.
1370
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
g. Rencana peninjauan pekerjaan. Prosedur mengenai peninjauan pekerjaan secara
periodik, catatan apa yang perlu ditinjau, kapan, oleh siapa dan menurut standar apa.
h. Justifikasi ekonomi. Ringkasan alternatif yang mungkin dalam mencapai tujuan
proyek memperlihatkan trade-off antara biaya dan jadwal.
Alat-alat perencanaan
Ada beberapa kesamaan antara kandungan suggestion dan RIP. Kadang-kadang
recommendation yang diperbaiki dan diperbarui sesuai kesepakatan dan kontrak akan
menjadi RIP, atau RIP perlu diperluas dan lebih detail, recommendation bisa menjadi acuan.
Karena pemakai utama Tear adalah tim proyek dan bukan client, bagian teknis akan lebih
luas dan detail dibanding yang ada dalam suggestion.
Banyak metode yang digunakan dalam perencanaan. Disini akan dibahas beberapa
diantaranya adalah
1. Work breakdown structure (WBS)
WBS adalah kegiatan menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang
secara operasional mudah dilaksanakan serta mudah diestimasi biaya dan waktu
pelaksanaannya.
2. Matriks tanggungjawab adalah Matriks tanggungjawab ini digunakan untuk menentukan
organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggungjawabnya. Matriks tanggungjawab
memperlihatkan hubungan antara kegiatan/ aktifitas dengan siapa yang bertanggungjawab
dan seberapa besar tanggungjawabnya.
3. Gant charts Instrument ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek, dan jadwal
pekerjaan secara detail.
4. Jaringan kerja (arrange) Jaringan kerja digunakan untuk memperlihatkan urutan
pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, kapan proyek secara keseluruhan selesai.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Pendefinisian pekerjaan
Tujuan proyek perlu diterjemahkan secara lebih operasional, sehingga memungkinkan
untuk menentukan elemen-elemen pekerjaan secara detail untuk mencapai tujuan tersebut.
Untuk proyek besar tidak jarang beberapa pekerjaan terlewati. Untuk itu perlu didefinisikan
pekerjaan-pekerjaan yang ada dan bagaimana hubungan antar pekerjaan itu. Untuk
meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu jadwal, anggaran, dan mutu. Langkah selanjutnya
adalah mengorganisir dan memimpin sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran
tersebut. Untuk itu diperlukan suatu usaha yang bertujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat
berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal
sebagai pengendalian yang merupakan salah satu dari fungsi manajemen proyek. Adapun
proses pengendalian terdiri dari berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara sistematis.
(Iman Soeharto, 1999, Manajemen Proyek Jilid 1, Erlangga, Jakarta, hlm 228).
Work Breakdwon Structure (WBS)
Pemecahan pekerjaan besar menjadi elemen-elemen pekerjaan yang lebih kecil sering
disebut Work Breakdown Structure (WBS). Pemecahan ini akan memudahkan pembuatan
jadwal proyek dan estimasi ongkos serta menentukan siapa yang harus bertanggungjawab.
Sampai sejauh mana pekerjaan harus dipecah tidak ada pedoman yang baku.
Be WBS mempunyai kegunaan yang besar dalam perencanaan dan pengendalian
proyek. Sehingga WBS ini perlu dilakukan secara hati-hati dan akurat agar perencanaan yang
dibuat cukup memadai. Setidaknya ada tiga manfaat utama:
1. Selama analisis WBS manajer fungsional dan personel lain yang akan mengerjakannya
1371
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
diidentifikasikan sekaligus terlibat. Persetujuan mereka terhadap WBS akan membantu
memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan pendefinisan pekerjaan dan mendapatkan
komitmennya terhadap proyek.
2. WBS akan menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan. Setiap paket pekerjaan
ditentukan biaya penyelesaiannya. Jumlah secara keseluruhan paket pekerjaan ditambah
ongkos kerja tidak langsung akan menjadi biaya add up to proyek. Sedangkan waktu
penyelesaian tiap paket pekerjaan berguna untuk penjadwalan. Dari penganggaran dan
penjadwaln ini nanti ukuran kemajuan proyek dan penggunaan biaya bisa diukur.
3. WBS menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek. berapa penyimpangan pengeluaran untuk
pengerjaan pake-paket kerja tertentu serta waktunya bisa dibandingkan dengan WBS ini.
Sebaiknya WBS cukup fleksibel sehingga bisa rnengakomodasikan perubahan dalam hal
tujuan ataupun lingkup proyek. Karena perubahan terhadap WBS akan berpengaruh
terhadap mekanisme pengadaan material, staffing dan aliran dana.
B. Intgrasi WBS dengan Organisasi Proyek
Sesudah proyek dipecah-pecah dalam paket pekerjaan yang operasional, perlu
ditentukan unit organisasi mana yang bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Untuk
itu perlu dibuat integrasi antara WBS dan organisasi proyek. Sebagai contoh proyek Mandiri,
lihat gambar 1. Dalam proyek ini terlibat empat bagian organisasi dengan pekerjaan-
pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan produk designing.
Gambar 1. Integrasi WBS dengan struktur organisasi
Menurut Ir. Iman (Soeharto, 1997) mengorganisasi adalah mengatur unsur-unsur
sumber daya perusahaan yang terdiri darimtenaga kerja, tenaga ahli, fabric, dana, dan lain -
lain dalam suatu gerak langkah yang sinkron untuk mencapai tujuan organisasi dengan efektif
dan efisien. Proses mengorganisir proyek pada umumnya mengikuti urutan sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi dan klasifikasi pekerjaan mulai dari mempelajari gambar-gambar
desain enjinering, pembelian fabric, sampai pekerjaan konstruksinya sendiri perlu
diindentifikasi dan klasifikasikan, agar dapat diketahui besar, macam dan jenisnya,
sehingga dapat ditentukan kelompok / individu yang menanganinya.
2. Mengelompokkan pekerjaan setelah tahap identifikasi dan klasifikasi, h dikelompokkan
untuk diserahkan pada kelompok / individu yang akan menangani.
3. Menyiapkan pihak yang akan menangani pekerjaan disini sejalan dengan urutan diatas,
maka ditentukan pihak yang sesuai untuk menangani pekerjaan berdasarkan ketrampilan
dan keahlian masing-masing. Mengetahui wewenang, tanggung jawab dan melakukan
pekerjaannya agar hasilnya sesuai sasaran yang diinginkan, maka tiap kelompok / individu
harus jelas batasan wewenang dan tanggung jawabnya tidak ada tumpang tindih, sehingga
pekerjaan dapat segera dimulai.
1372
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
4. Menyusun mekanisme koordinasi agar terjadi sinkronisasi antar peserta organisasi
yang banyak jumlahnya dan dengan tujuan yang sama. Disni perlunya mekanisme
koordinasi.
Dari integrasi WBS dan organisasi proyek bisa dibuat matriks tanggungjawab. Di sini
diperlihatkan hubungan antara pekerjaan dan orang yang bertanggungjawab langsung
terhadap pekerjaan tersebut. Kolom matriks menunjukkan orang yang bertanggungjawab dan
dari bagian apa dalam organisasi proyek, sedangkan baris matrik menunjukkan pekerjaan-
pekerjaan yang ada dalam proyek. Pertemuan kolom dan baris menunjukkan tingkat
tanggungjawab yang dimiliki orang yang bersangkutan terhadap tugas yang ada. Dengan
matriks ini lebih mudah dilihat apakah masih ada pekerjaan yang terlewati (tanpa
penanggung jawab). Selain itu juga bisa digunakan untuk proses pengendalian. Jika suatu
pekerjaan telat atau mengalami masalah siapa yang paling bertanggungjawab terhadap
pekerjaan tersebut.
C. Penjadwalan proyek
Menurut Iman Soeharto (1997) Selain berbentuk bangunan disebutkan bahwa tiap
proyek memiliki tujuan khusus, misalnya membangun rumah tinggal, jembatan, atau instalasi
pabrik. Dapat pula berupa produk hasil kerja penelitian dan pengembangan. Di dalam proses
mencapai tujuan tersebut, ada batasan yang harus dipenuhi yaitu besar biaya (anggaran) yang
dialokasikan, jadwal, serta mutu yang harus dipenuhi. Ketiga hal tersebut merupakan
parameter penting bagi penyelenggara proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran
proyek. Ketiga batasan di atas disebut tiga kendala (triple limitation).
Lebih lanjut Iman Soeharto (1997) mengatakan Ketiga batasan tersebut bersifat tarik-
menarik. Artinya, jika ingin meningkatkan kinerja produk yang telah disepakati dalam
kontrak, maka umumnya harus diikuti dengan meningkatkan mutu. Hal ini selanjutnya
berakibat pada naiknya biaya sehingga melebihi anggaran. Sebaliknya, bila ingin menekan
biaya, maka biasanya harus berkompromi dengan mutu atau jadwal.
1. Anggaran Proyek harus diselesaikan dengan biaya yang tidak melebihi anggaran. Untuk
proyek-proyek yang melibatkan dana dalam jumlah besar dan jadwal pengerjaan bertahun-
tahun, anggarannya tidak hanya ditentukan secara add up to proyek, tetapi dipecah atas
komponen-komponennya atau per-periode tertentu (misalnya, per kuartal) yang jumlahnya
disesuaikan dengan keperluan. Dengan demikian, penyelesaian bagian-bagian proyek play
on words harus memenuhi sasaran anggaran per-periode.
2. Jadwal Proyek harus dikerjakan sesuai dengan kurun waktu dan tanggal akhir yang telah
ditentukan. Bila hasil akhir adalah produk baru, maka penyerahannya tidak boleh melewati
batas waktu yang ditentukan.
3. Mutu Produk atau hasil kegiatan master yek harus memenuhi spesifikasi dan kriteria yang
dipersyaratkan.
Sebagai contoh, bila hasil kegiatan proyek tersebut berupa instalasi pabrik, maka
kriteria yang harus dipenuhi adalah pabrik harus mampu beroperasi secara memuaskan dalam
kurun waktu yang telah ditentukan. Jadi, memenuhi persyaratan mutu berarti mampu
memenuhi tugas yang dimaksudkan atau sering disebut sebagai fit for the aiming utilize.
Jadwal adalah penjabaran perencanaan proyek menjadi urutan langkah-langkah pelaksanaan
pekerjaan untuk mencapai sasaran. Pada jadwal telah dimasukkan faktor waktu. (Soeharto,
1995) Menurutnya, metode menyusun jadwal yang terkenal adalah analisis jaringan kerja
(arrange), yang menggambarkan dalam suatu grafik hubungan urutan pekerjaan proyek.
Pekerjaan yang harus mendahului atau didahului oleh pekerjaan lain diidentifikasikan dalam
kaitannya dengan waktu. Jaringan kerja ini sanagat berfaedah untuk perencanaan dan
1373
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
pengendalian proyek.
D. Diagram Perencanaan Dan Penjadwalan
Penjadwalan adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-
masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai hasil ideal
dengan mempertimbangkan keterbatasan- keterbatasan yang ada.
Yang pertama dikembangkan dalam perencanaan dan penjadwalan adalah Gantt Charts.
Nama ini mengacu pada penemunya Henry L. Gantt, seorang konsultan manajemen terkenal.
Apa yang diperlihatkan dalam Gantt Charts adalah hubungan antara aktivitas dan waktu
pengerjaannya. Disini bisa juga dilihat aktivitas mana yang harus mulai dulu dan aktivitas
mana yang menyusulnya. Gantt Charts dibuat menyusul selesainya WBS.
Dari suatu proyek Perancangan dan Implementasi Measurable Handle Control (SPC) di
suatu perusahaan manufaktur (SANJAYA & NURATAMA, 2021). Gantt Charts tidak bisa
secara aksplisit menunjukan keterkaitan antar aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat
pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan
modofikasi terhadap Gantt Chart. Untuk dikembangkan teknik baru yang bisa mengatasi
kekurangan-kekurangan yang ada pada Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai jaringan
kerja atau Organize. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan jaringan kerja
adalah:
1. Macam-macam aktivitas yang ada.
2. Ketergantungan antar aktivitas, mana yang lebih dahulu diselesaikan mana yang
menyusul.
3. Urutan logis dari masing-masing aktivitas Waktu penyelesaian tiap aktivitas.
Ada dua pendekatan dalam hal menggarnbarkan chart jaringan kerja, yang pertama,
kegiatan digambarkan dengan simpul (hub), Movement On Hub (AON). Sedangkan peristiwa
atau occasion, diwakili oleh R anak panah. Yang kedua aktivitas digambarkan dengan anak
panah, Movement On Curve (AOA). Sedangkan kejadian digambarkan dengan simpul. Di
sini kita akan rnengunakan AOA, lihat Gambar 2.
Gambar 2 Simbol dalam AOA
Khusus untuk lambang-lambang dalam simpul yang mengakhiri aktivitas, maka istilah
ES menjadi EF atau saat selesai withering awal dan LS menjadi LF atau saat selesai
withering akhir.
E. Metode Program Evaluation dan Review Technique (PERT)
Menurut Iman Soeharto (1997) Sprightly mula-mula diperkenalkan dalam rangka
merencanakan dan mengendalikan proyek besar dan kompleks, yaitu pembuatan peluru
kendali polaris yang dapat diluncurkan dari kapal selam di bawah permukaan discuss. Proyek
tersebut melibatkan beberapa ribu kontraktor dan rekanan di mana pemilik proyek
berkeinginan mengetahui apakah peristiwa peristiwa yang memiliki arti penting dalam
1374
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
penyelenggaraan proyek, seperti point of reference dapat dicapai oleh mereka, atau bila tidak,
seberapa jauh menyimpangnya. Hal ini menunjukkan PERT lebih berorientasi ke terjadinya
peristiwa (occasion arranged) sedangkan CPM condong ke orientasi kegiatan (movement
situated).
Gambar 3. Orientasi ke peristiwa versus ke kegiatan
Metode Saucy yang berorientasi ke terjadinya peristiwa, ingin mendapatkan penjelasan
kapan peristiwa mengecor pondasi dimulai E(i) dan kapan peristiwa mengecor pondasi
selesai E(j). Sedangkan CPM menekankan keterangan perihal pelaksanaan kegiatan
mengecor pondasi dan berapa lama waktu yang diperlukan (D). Meskipun antara terjadinya
suatu peristiwa tidak dapat dipisahkan dari kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai
atau melahirkan peristiwa tersebut, namun penekanan yang dimiliki masing masing metode
perlu diketahui untuk memahami latar belakang dan maksud pemakaiannya.
Menurut Iman Soeharto (1997) persamaan dan perbedaan penyajian Dalam visualisasi
penyajiannya, PERT sama halnya dengan CPM, yaitu menggunakan graph anak panah
(action on bolt) untuk menggambarkan kegiatan proyek. Demikian pula pengertian dan
perhitungan mengenai kegiatan kritis, jalur kritis dan coast yang dalam PERT disebut
SLACK. Salah satu perbedaan yang substansial adalah dalam estimasi kurun waktu kegiatan,
di mana Saucy menggunakan tiga angka estimasi, yaitu, a, b, dan m yang mempunyai arti
sebagai berikut:
a = kurun waktu optimistik (hopeful length time) Waktu tersingkat untuk menyelesaikan
kegiatan bila segala sesuatunya berjalan mulus. Waktu demikian diungguli hanya sekali
dalam seratus kali bila kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang
hampir sama.
m = kurun waktu withering mungkin (most likely time) Kurun waktu yang withering
sering terjadi dibanding dengan yang lain bila kegiatan dilakukan berulang-ulang dengan
kondisi yang hampir sama.
b = kurun waktu pesimistik (critical term time) Waktu yang withering lama untuk menye
lesaikan kegiatan, yaitu bila segala sesuatunya serba tidak baik. Waktu demikian
dilampaui hanya sekali dalam seratus kali, bila kegiatan tersebut di lakukan berulang-
ulang dengan kondisi yang hampir sama.
Seperti telah disebutkan di atas bahwa tujuan menggunakan tiga angka estimasi adalah
untuk memberikan rentang yang lebih lebar dalam melakukan estimasi kurun waktu kegiatan
dibanding satu angka deterministic (Santoso & Proyek, 2009). Teori probabilitas dengan
kurva distribusinya akan menjelaskan arti tiga angka tersebut khususnya dan latar belakang
dasar pemikiran metode Sprightly pada umumnya. Pada dasarnya teori probabilitas
bermaksud mengkaji dan mengukur ketidak pastian (instability) serta mencoba menjelaskan
secara kuantitatif. Diumpamakan satu kegiatan dikerjakan secara berulang-ulang dengan
kondisi yang dianggap sama.
Metode PERT merupakan cara perencanaan dengan jaringan – jaringan pekerjaan yang
dihubungkan dengan pertimbangan tertentu. Metode ini sperti halnya CPM (Basic Way
1375
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
Strategy) memerlukan beberapa parameter, salah satunya durasi aktivitas. Penentuan durasi
aktivitas pada CPM mengacu pada durasi pasti (settle length), artinya cukup melakukan
estimasi satu durasi aktivitas. Karakteristik proyek menyebabkan durasi aktivitas menjadi hal
yang tidak pasti karena durasi aktivitas dipengaruhi oleh bermacam – macam kondisi yang
bervariasi. Metode Sprightly memberasumsi pada durasi aktivitas sebagi hal yang
probabilistic (stochastic) dikarenakan aktivitas kontruksi bervariasi.
Konsep dasar PERT ialah bahwa program dibagi dalam tugas – tugas yang berciri
tersendiri, terinci, serta terjadwal, yang disusun dalam aringan terpadu. Bagi masing – masing
tugas atau kegiatan dijatahkan segenap variabel yang penting adalah waktu, sumber daya, dan
unjuk kerja teknik. Kemudian di selenggarakan suatu sistem pelaporan yang sistematis yang
memungkinkanpengkajian yang terus menerus terhadap suatu program (Hajek, 1994)
Program Assessment Survey Teechnique (PERT) merupakan suatu metode penjadwalan
dengan menimbang durasi aktivitas yang bersifat tidak pasti. PERT mengasumsikan fungsi
kerapatan probabilitas durasi aktivitas mengikuti distribusi beta.
Analisis dalam PERT disederhankan dengan menggunakan nilai – nilai tertentu
parameter distribusi beta. Penentuan jalur kritis hanya menimbang cruel duraSi untuk
menentukan jalur kristis, dan probabilitas add up to durasi di dapatkan berdasarkan jalur kritis
saja (Wibowo, 2001) Garis besar Metode PERTdan CPM hampir sama dalam pengelolaan
jaringannya. Perbedaannya terdapat pada penentuan durasi aktivitas dan durasi jalur kritis.
Garis besar Metode PERT merupakan sebagai berikut :
1. Penentuan aktivitas beserta durasinya. Sprightly (PERT) menggunakan tiga asumsi durasi
aktivitas, yakni to (hopeful time), tp (critical time), dan tm (most likely time).
2. Korelasi waktu dengan continous conveyance, serta menentukan anticipated time (te),
standar deviasi (S), dan varian (V(te)).
3. Expected time (te) ditentukan sebagai durasi aktivitas, kemudian dicari jalur kritis seperti
halnya pada CPM. d. Tentukan durasi proyek dari lintasan kritis tersebut menggunakan
graph pekerjaan.
Hal-hal diatas memberi pemahaman terhadap Saucy bahwa durasi aktivitas merupakan
hal yang probabilistik. Asumsi Perky yang harus dilakukan:
1. Masing-masing durasi aktivitas ditunjukan sebagai persistent likelihood conveyance
dengan durasi rata-rata, standar deviasi, dan varian dapat ditentukan.
2. Distribusi dari durasi jalur kritis dapat ditentukan dari durasi rata-rata, dan varian jalur
kritis.
Penentuan to, tp, dan tm merupakan langkah awal dari Sprightly (PERT), karena ketiga
asumsi waktu ini menentukan te. Tiga durasi tersebut diasumsikan sebagai fungsi atau
generalisasi dari distribusi beta dengan variable durasi aktivitas yang berarti durasi PERT
merupakan factual information tidak keluar dari daerah distribusinya. Fungsi distribusi beta
digunakan sebagai dasar untuk menentukan durasi (te), standar deviasi (se), dan varian (ve)
Sprightly (PERT) sebagai berikut:
Gambar 4 Distribusi beta
1376
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
Perumusan tersebut menunjukan bahwa durasi aktivitas diasumsikan sebagai continous
likelihood dispersion adalah distribusi beta. Arti se dan ve merupakan sebagai indikator
tingkat variabilitas te yang kita peroleh. te merupakan durasi proyek yang diinginkan
merupakan jumlah dari te jalur kritis. ve merupakan jumlah ve jalur kritis, demikian juga
halnya se yang keduanya merupakan gambaran variabilitas dari te. Perhitungan
dimungkinkan adanya dua atau lebih jalur kritis, sehingga sebagai te dipilih jalur kritis
dengan ve withering besar. Metode Sprightly (PERT) mendefinisikan bahwa durasi
terdistribusi menurut fungsi beta (Jahr & Stevens, 1990)
Kemudian durasi proyek yang diharapkan te (Baldacchino, 2020) merupakan jumlah
durasi dari kegiatan kritis dengan asumsi bahwa semua kegiatan merupakan independen. Hal
itu berarti nilai cruel dari durasi proyek yang diharapkan terdistribusi ordinary sesuai dengan
Central Constrain Hypothesis (Bhattacharya dan Jhonson, 1997) yang menyatakan bahwa
dalam suatu populasi, fungsi distribusi apapun dapat diasumsikan sebagai fungsi distribusi
ordinary jika jumlah test cukup banyak. Adapun standar deviasi dari distribusi durasi proyek
yang diharapkan S merupakan akar jumlah kuadrat dari standar deviasi pada kegiatan kritis.
Untuk mengetahui jalur kritis, kita menghitung dua waktu awal dan akhir yang berbeda
setiap aktivitas. Hal itu dilakukan sebagai berikut :
1. Mulai withering awal (Most punctual Start–ES) : Waktu withering awal suatu aktivitas
dapat dimulai dngan asumsi semua pendahulunya sudah selesai.
2. Selesai withering awal (Most punctual Finish–EF): Waktu withering awal suatu aktivitas
dapat selesai.
3. Mulai withering lambat (Most recent Start–LS): Waktu terakhir suatu aktivitas dapat
dimulai sehingga tida menunda waktu penyelesaian keseluruhan proyek.
4. Selesai withering lambat (Most recent Finish–LF): Waktu terakhir suatu aktivitas dapat
selesai sehingga tidak menunda penyelesaian keseluruhan proyek.
Komponen-komponen dalam pembuatan Saucy Komponen-komponen dalam
pembuatan Perky adalah:
1. Kegiatan (activity) Suatu pekerjaan/tugas dimana penyelesaiannya memerlukan periode
waktu, biaya, serta fasilitas tertentu. Kegiatan ini diberi simbol tanda panah.
2. Peristiwa (event) Menandai permulaan dan akhir suatu kegiatan. Peristiwa diberi symbol.
3. Lingkaran (hubs) dan nomor, dimana nomor dimulai dari nomor kecil bagi peristiwa yang
mendahuluinya. Hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan arrange PERT:
a. Sebelum suatu kegiatan dimulai, semua kegiatan yang mendahului harus sudah selesai
dikerjakan.
b. Anak panah menunjukkan urutan dalam mengerjakan pekerjaan.
c. Nodes diberi nomor supaya tidak terjadi penomoran hubs yang sama.
d. Dua buah peristiwa hanya bisa dihubungkan oleh satu kegiatan (anak panah).
e. Network hanya dimulai dari suatu kejadian awal yang sebelumnya tidak ada pekerjaan
yang mendahului dan organize diakhiri oleh satu kejadian saja (Aryo Andri (Andri,
2007).
Teknik pengelolaan show day untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu
lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder. (Iman
Soeharto, 1999, Manajemen Proyek Jilid 1, Erlangga, Jakarta, hlm 28) Dari definisi tersebut,
terlihat bahwa konsep manajemen proyek mengandung hal-hal pokok sebagai berikut :
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya yaitu merencanakan.
b. Mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa
manusia, dana, dan cloth.
c. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara
1377
Muhammad Fazis, Tugiah
Perencanaan Proyek dan Penjadwalan Proyek
spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan yang khusus, terutama aspek
perencanaan dan pengendalian.
d. Memakai pendekatan sistem (machine strategy to administration).
e. Mempunyai hierarki (arus kegiatan) horisontal di samping hierarki vertical.
KESIMPULAN
Manajemen proyek adalah ilmu dan seni yang berkaitan dengan memimpin dan
mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan fabric dengan menggunakan teknik
pengelolaan advanced untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu,
jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder. Keberhasilan manajemen
proyek ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih bentuk organisasi, memilih pimpinan
yang cakap dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan terorganisasi.
DAFTAR PUSTAKA
Andri, N. A. (2007). Optimalisasi Penjadwalan Proyek. Pada Pembangunan Gedung Khusus
(Laboratorium) Stasiun Karantina Ikan Kelas 1 Tanjung Mas Semarang. Skripsi:
Universitas Diponegoro.
Baldacchino, G. (2020). The Routledge international handbook of island studies. Routledge,
Taylor & Francis Group.
Hajek. (1994). manajemen proyek perekayasaan.
Ismael, I. (2013). Keterlambatan Proyek Konstruksi Gedung Faktor Penyebab dan Tindakan
Pencegahannya. Jurnal Momentum ISSN: 1693-752X, 14(1).
Jahr, C. E., & Stevens, C. F. (1990). Voltage dependence of NMDA-activated macroscopic
conductances predicted by single-channel kinetics. Journal of Neuroscience, 10(9),
3178–3182.
MULYATI, D. S. (2013). Perencanaan proyek menggunakan metode lintasan kristis.
Pujiyono, B. (2017). Konsep Manajemen Proyek. Last Modified.
Purba, S., Subakti, H., Kato, I., Chamidah, D., Muntu, D. L., Cecep, H., Situmorang, K., &
Saputro, A. N. C. (2021). Teori Manajemen Pendidikan. Yayasan Kita Menulis.
SANJAYA, P. K. A., & NURATAMA, I. P. (2021). TATA KELOLA MANAJEMEN &
KEUANGAN USAHA MIKRO KECIL MENGENGAH. Unhi Press.
Santoso, B., & Proyek, M. (2009). Konsep dan Implementasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Soeharto, I. (1995). Manajemen Proyek Dari Konseptual Hingga Operasional. Jakarta (ID):
Erlangga.
Soeharto, I. (1997). Manajemen proyek dari konseptual sampai operasional.
Soeharto, I. (1999). Manajemen Proyek jilid I dan II Erlangga. Jakarta.
Sutrisno, S. (2017). MEMBANGUN JEJARING KERJA SEBAGAI BAGIAN
PENINGKATAN DIKLAT. Swara Patra: Majalah Ilmiah PPSDM Migas, 7(1).
Wibowo, A. (2001). Alternatif Metoda Penjadwalan Proyek Konstruksi Menggunakan Teori
Set Samar. Civil Engineering Dimension, 3(1), 1–8.
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International
License