Jurnal Sosial dan Teknologi
(SOSTECH) Volume 3,
Number 10, Oktober 2023
|
Yelli Yulinda Sari, Ela Julaeha Akademi Sekretari
Dan Manajemen Ariyanti
Bandung, Indonesia Email: [email protected] |
|
Abstrak Dari masa kemasa peran sekretaris awalnya hanya membantu pimpinan di kantor dalam menangani surat-menyurat. Sekretaris pada umumnya adalah seorang yang membantu pimpinan untuk meringanan pekerjaannya agar pemimpin dapat bertindak secara efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya. Tujan penelitian ini adalah untuk membahas peran sekretaris pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara kota
Bandung. Dalam penulisan laporan
ini, penulis menggunakan metode deskriptif. Sehingga diperoleh hasil bahwa diperoleh diambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung bisa dikatakan
baik dan lancar, meskipun pencatatan surat hanya tergantung
pada buku agenda, dan pegawai
yang mengelola surat hanya satu orang (pengelola tunggal). Kendala-kendala dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah terkadang tidak semua surat
diserahkan ke petugas pengelola surat untuk diarsipkan,
tetapi masih disimpan di masing-masing bidang
yang berkepentingan atau tujuan dari surat
tersebut. Kata kunci: sekretaris, surat, perbendaharaan negara Abstract . From time to time the role of the secretary
initially only assisted the leadership in the office in handling
correspondence. Secretary in general is someone who helps leaders to relieve
their work so that leaders can act effectively and efficiently in carrying
out their duties. The purpose of this research is to discuss the role of
secretaries at the State Treasury Service Office of Bandung city. In writing
this report, the author uses a descriptive method. So that the results were
obtained that it was concluded that the procedure for managing incoming and
outgoing mail at the Bandung City State Treasury Service Office could be said
to be good and smooth, even though the recording of letters only depends on
the agenda book, and the employee who manages letters is only one person
(single manager).The obstacles in managing incoming and outgoing mail are
that sometimes not all mail is submitted to the mail management officer to be
archived, but is still stored in each field of interest or purpose of the
letter. Keywords:
Secretary, Letters, State Treasury |
PENDAHULUAN
Seiring dengan kemajuan
teknologi yang begitu pesat mengakibatkan kemajuan diberbagai bidang, tidak
terkecuali bidang sekretaris yang mengalami banyak perubahan. Pekerjaan
sekretaris terus berkembang seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris serta
tugas dari pimpinan.
Sejalan dengan kemajuan
teknologi dan tingkat kebutuhan yang tinggi, pekerjaan sekretaris semakin
bertambah. Dari masa kemasa peran sekretaris awalnya hanya membantu pimpinan di
kantor dalam menangani surat-menyurat. Sekretaris pada umumnya adalah seorang
yang membantu pimpinan untuk meringanan pekerjaannya agar pemimpin dapat
bertindak secara efektif dan efisien dalam melaksanakan tugasnya (Marpaung, 2016).
Sekretaris diharapkan dapat
membantu mengatasi berbagai kesibukan, membantu menyelesaikan kesulitan
pekerjaan sehingga bisa dicapai dengan hasil sesuai dengan yang diharapkan,
serta memberikan inovasi bagi pemimpin. Sekretaris tidak hanya dituntut untuk
membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan membantu
kelancaran aktivitas dunia kerja atau kantor yang menaunginya (Nafiah, 2015). Sekretaris harus banyak
memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi,
bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki informasi-informasi
yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun kantor atau organisasinya.
Selain itu sekretaris bukan semata-mata memberikan bantuan kepada pimpinannya
dalam mengetik menyimpan surat, menerima tamu dan menelepon saja, akan tetapi
sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan
masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran.
Seorang sekretaris merupakan
cerminan dari sebuah perusahaan atau kantor tempat bekerja, maka sekretaris
yang baik adalah sekretaris yang mampu membawa dan menempatkan dirinya
dimanapun dia berada. Selalu professional dalam menghadapi masalah.Bersikap
ramah kepada siapa saja dan selalu siap membantu tanpa merasa dirinya paling
benar.
�� Selain itu, dengan perkembangan teknologi
yang canggih seperti adanya internet, sangat membantu dalam tugas sekretaris
sebagai penyedia informasi. Sekretaris harus selalu mencari informasi baik yang
berhubungan dengan kepentingan kantor maupun informasi yang tidak berkaitan
dengan kantor maupun informasi yang tidak berkaitan dengan kantor agar
sekretaris mempunyai pandangan dan wawasan yang tinggi. Selain itu sekretaris
harus mempunyai sikap sopan dan bijak dalam mengambil setiap keputusan (Markonah &
ASAI, 2018).
Jika hal ini diterapkan, maka
citra kantor akan naik dengan sendirinya. Seperti dalam penelitian yang dilakukan oleh Dewi & Octavia, (2018) yang mengatakan bahwa Salah satu peranan Sekretaris dalam memegang peranannya adalah dapat mengerjakan semua tugas-tugas Sekretaris dengan efektif dan efisien, dan salah satu tugas tersebut
adalah mengelola surat masuk dan surat keluar. Sekretaris mengerjakan
tugasnya tersebut dengan caranya sendiri dengan ilmu pengetahuan yang dimiliki. Tidak
semua karyawan dapat mengerjakan apa yang sekretaris kerjakan. Pimpinan juga
memiliki banyak kegiatan atau pekerjaan yang mempunyai batas kemampuannya untuk
menyelesaikan pekerjaan tersebut dan ketika pimpinan sedang kesulitan
mengerjakan itu semua, disinilah sekretaris dapat berperan (Duha, 2018).
Berdasarkan uraian di atas,
maka penulis tertarik untuk membahas peran sekretaris pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara kota Bandung. Oleh karena itu penelitian ini bertujuan
untuk �mengetahui Peran� Sekretaris dalam Mengelola Surat Masuk dan
Surat Keluar� Pada Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Kota Bandung.
Dalam penelitian
ini, penulis menggunakan metode deskriptif Sugiyono, (2018) Dalam penulisan
laporan ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data adalah Pengamatan (observasi) Metode pengumpulan
data yang dengan cara melakukan pencatatan secara cermat dan sistematis terhadap obyek laporan. Wawancara (interview) Metode pengumpulan
data dengan cara bertanya langsung dan (berkomunikaasi langsung) dengan responden, dalam hal ini
adalah pihak terkait langsung dengan obyek penulisan,
sehingga dapat memperoleh data yang lengkapdanakurat.
Studi Pustaka Mencari data-data mengenai
hal-hal berupa referensi buku atau catatan buku.
Yang mana berupa dokumentasi
atau data tentang geografis KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara).
��
Penulis melakukan praktek kerja lapangan
mulai tanggal 1 Maret 2016 sampai dengan 31 Mei 2016.
Nama Unit: Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Bandung
Alamat :
Jln. PKH. Hasan Mustopa No.
37 Bandung
Telepon: 022-7213401 Faksimili:
022-7205931
Email: [email protected]
Peran Sekretaris Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara Kota Bandung
�Dari hasil penelitian dengan mengamati secara langsung mengenai pengolaan surat masuk oleh sekretaris di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung, diperoleh hasil
sebagai berikut:
1. Penerimaan
Sekretaris menerima surat masuk yang berasal dari instansi internal Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung maupun instansi
eksternal (Agusfina & Selfiana, 2017)v. Surat internal yaitu surat yang dikirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan
Kantor Pelayanan Perbendaharaan
Negara Kota Bandung atau surat
yang dikirim dari kantor pusat Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung oleh unit atau pejabat
lainnya dalam instansi yang sama.
Sedangkan surat eksternal yaitu surat yang dikirim oleh pihak luar yang ditujukan kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung untuk
salah satu unit kerja di lingkungan Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung. Surat-surat yang diterima oleh Sekretaris yang berasal dari instansi internal dan instansi eksternal yaitu dapat berupa
surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia.
Sekretaris akan terlebih dahulu memeriksa alamat surat dengan
teliti. Apabila terjadi kesalahan dalam penulisan alamat, maka surat
tersebut dapat segera dikembalikan kepada kurir atau
pengirim surat.
a. Untuk penerimaan
surat dari instansi internal, Sekretaris menandatangani tanda terima beserta mencantumkan tanggal pada Buku agenda surat masuk atau Buku
Penerimaan Surat.
b. Sedangkan untuk
penerimaan surat dari instansi eksternal,
Sekretaris membubuhkan stempel tanggal pada bagian depan surat
sebagai bukti bahwa surat sudah
diterima kemudian menuliskan nomor agenda dan menandatangani beserta menuliskan nama jelas dari penerima
surat pada tanda terima.
2. Penyortiran
Menurut Prajudi, (2016) bahwa
Sekretaris juga memisahkan surat yang berasal dari internal dan eksternal diantaranya sebagai berikut:
a. Instansi internal
1) Sekretaris membuka
dan membaca surat yang berasal dari instansi
internal yang sifatnya surat
biasa seperti daftar inventaris kantor. Namun tidak berlaku
untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan.
2) Surat yang sifatnya
rahasia sekretaris akan menyampaikan langsung kepada bagian yang bersangkutan atau orang yang ditujudalam surat karena surat
yang sifatnya rahasia dapat diketahui melalui nama pimpinan
atau bagian yang tercantum pada sampul surat, contohnya laporan kas besar dan kecil.
3) Untuk surat
sangat rahasia yang berhubungan
dengan kebijaksanaan perusahaan atau suatu dokumen yang penting akan diserahkan
langsung kepada Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung. Surat sangat rahasia juga dapat diketahui dari nama pimpinan atau
bagian yang tercantum pada sampul surat selain
itu pada sampul surat terdapat cap �Secret� dan biasanya menggunakan sampul beramplop ganda.
b. Instansi eksternal
1) Surat eksternal
yang sifatnya biasa akan ditangani langsung oleh sekretaris dengan membuka dan membaca surat yang masuk dan tidak berlaku juga untuk surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan.
2) Sedangkan surat
yang sifatnya surat rahasia dan surat sangat rahasia, sekretaris akan menyerahkan surat yang berasal dari instansi eksternal
kepada pengolah yang dituju oleh surat tersebut berdasarkan nama pimpinan atau
bagian yang tercantum pada sampul surat.
3) Untuk kiriman
barang dari pemasok, sekretaris akan memberitahukan melalui telepon langsung kepada pihak yang bersangkutan, yaitu bagian logistik
dan menyerahkannya untuk ditangani.
3. Pencatatan
Untuk
melakukan pencatatan surat yang sifatnya biasa dan berasal dari internal maupun eksternal yang ditujukan untuk pengolah Desri Aryanti & Bakti, (2022), sekretaris
menggunakan dua alat bantu yaitu dengan
menggunakan buku agenda surat masuk dan lembar disposisi.
4. Lembar disposisi
Menuliskan isi atau inti dari surat tersebut
dalam bentuk lembar disposisi, kemudian menggabungkan lembar disposisi dengan surat aslinya
menggunakan stepler dan mencantumkan nomor urut sesuai pada buku agenda surat masuk, sesuai dengan
yang tercantum dalam buku (Rosalin, 2017).
Sedangkan surat biasa yang ditujukan untuk pimpinan sekretaris hanya menggunakan buku agenda surat masuk untuk mencatat
nomor, tanggal, perihal dan alamat pengirim surat yang dicatat secara manual.
Pada pembahasan sebelumnya sudah dijelaskan, untuk surat rahasia
dan sangat rahasia Sekretaris
Utama tidak melakukan pencatatan terlebih dahulu, karena sekretaris akan menyampaikan langsung kepada bagian atau
manajer yang bersangkutan.
5. Penyampaian
Beberapa hal yang dilakukan
oleh sekretaris utama dalam menyampaikan surat biasa yang berasal dari instansi
internal dan instansi eksternal
adalah sebagai berikut (Candraeni, 2017):
a. Setelah surat
dicatat ke dalam buku agenda surat masuk, selanjutnya
menggandakan lembar disposisi.
b. Setelah itu
Pengolah akan membubuhi paraf dan tanggal terima pada dua lembar disposisi yang tersedia, lalu sekretaris akan menyimpan lembar disposisi yang telah digandakan sebagai tanda bukti sementara
bahwa surat tersebut telah diterima oleh pengolah dengan baik.
c. Untuk surat
biasa yang ditujukan untuk pimpinan setelah surat dicatat
ke dalam buku agenda surat masuk, maka sekretaris
akan menyerahkan surat tersebut langsung kepada pimpinan yang bersangkutan dan tidak perlu disertai
lembar disposisi karena surat biasa
untuk manager dapat dianggap seperti surat pribadi. sekretaris akan diberitahukan secara langsung dengan cara bertatap muka
apabila manajer ingin memberikan instruksi atau tanggapan atas surat tersebut.
d. Untuk surat
rahasia dan sangat rahasia sekretaris juga akan menyampaikan langsung kepada bagian atau
pimpinan yang bersangkutan.
6. Penindaklanjutan
Setelah proses penyampaian surat
biasa kepada pengolah, pengolah akan mempelajari surat yang masuk tersebut, kemudian memberi tanggapan atau respon tentang
langkah atau tindakan selanjutnya pada lembar disposisi, dan menyerahkannya kembali kepada sekretaris (Yomi & Rahmah, 2015). Sekretaris
akan melakukan penindaklanjutan untuk surat biasa sebagai
berikut:
a. Langkah pertama
setelah sekretaris menerima kembali surat beserta lembar
disposisi yang asli dari pengolah, yaitu sekretaris akan terlebih dahulu
menggandakan kembali lembar disposisi yang telah tertera instruksi
dari pengolah.
b. Setelah menggadakan
lembar diposisi yang telah tertera instruksi
dari pengolah, maka langkah selanjutnya
sekretaris akan memusnahkan lembar disposisi yang digandakan pertama kali pada saat surat baru akan
disampaikan kepada pengolah dan belum terdapat instruksi dari pengolah, karena lembar disposisi
tersebut hanya digunakan untuk disimpan sebagai bukti sementara oleh sekretaris.
c. Pada lembar
disposisi yang telah diberikan kembali oleh pengolah kepada sekretaris ada dua kemungkinan instruksi tindaklanjut, yang pertama apabila instruksinya �mohon dijawab�, maka Sekretaris akan membuat konsep
surat balasan surat masuk tersebut
dan mengetiknya. Yang kedua
apabila sekretaris menangani surat dengan instruksi �untuk disimpan�.
d. Kemudian setelah
sekretaris telah selesai menjalankan instruksi yang diberikan oleh pengolah maka sekretaris
akan membubuhi paraf dan tanggal pada lembar disposisi yang telah digandakan tersebut.
e. Hal ini
dilakukan sebagai tanda bukti apabila
pimpinan ataupun pengolah membutuhkan kejelasan bahwa instruksi pada lembar disposisi telah dilakukan oleh sekretaris dengan baik, kemudian
sekretaris akan memisahkan lembar disposisi yang asli dengan yang digandakan dan masuk dalam tahap
penyimpanan.
7. Penyimpanan
Setelah sekretaris memisahkan
lembar disposisi yang asli dan yang telah digandakan, kemudian sekretaris akan membaca instruksi yang tertera pada lembar disposisi tersebut dengan teliti. Menurut Parlina, (2020) apabila
instruksi pada lembar disposisi sudah dilakukan dengan baik dan pada lembar disposisi sudah tertulis dengan jelas instruksi �untuk disimpan�, maka:
a. Sekretaris dapat
menyimpan lembar disposisi aslinya yang hanya terdapat paraf dari pengolah
ke dalam folder berdasarkan sistem numerik.
b. Menggabungkan lembar
disposisi yang telah digandakan dan telah di paraf oleh pengolah dan sekretaris dengan surat aslinya menggunakan
stepler, kemudian sekretaris akan menyimpannya ke dalam folder yang telah ditentukan berdasarkan jenis surat dan subjek surat tersebut.
c. Sedangkan surat
yang sifatnya biasa untuk pimpinan, rahasia dan surat sangat rahasia, sekretaris akan menyimpannya setelah mendapatkan instruksi langsung secara bertatap muka terlebih dahulu
dari bagian yang bersangkutan atau pimpinan ke dalam
folder atau tempat khusus yang telah disediakan.
Selain
mendapatkan surat masuk, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung juga mengeluarkan
produk tertulisnya yang berupa surat keluar.
Surat keluar tersebut dapat berupa surat
balasan atas surat yang telah diterima sebelunnya dari instansi lain sehingga dapat terjadi hubungan timbak balik yang seimbang diantara kedua belah pihak
dan tujuan dapat tercapai sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan bersama.
Berdasarkan hasil pengamatan secara langsung maka dapat diuraikan
mengenai peran sekretaris dalam pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Kantor
Pelayanan Perbendaharaan
Negara Kota Bandung, sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep
Surat, Bentuk dari konsep surat ini
dapat berupa tulisan tangan yang ditulis pada lembar konsep surat
maupun dalam bentuk ketikan.
2. Persetujuan Konsep
Surat, Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun yang telah diketik, kemudian diajukan kepada pimpinan. Konsep surat yang sudah diajukan tersebut kemudian dikoreksi mengenai isi dan susunannya apakah sudah tepat atau
belum. Jika konsep surat yang diajukan tersebut masih terdapat kesalahan maupun kekurangannya, maka pimpinan akan
memberikan tanda atau perintah instruksi
untuk melakukan perbaikan terhadap konsep surat yang diajukan dan mengembalikan kepada sekretaris. Dan jika konsep surat
sudah diperbaiki dan telah sesuai dengan
intruksi atasan, maka pimpinan akan
membubuhkan paraf atas persetujuan konsep surat yang telah diajukan.
3. Pengetikan Konsep
Surat, Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, kemudian diserahkan kepada sekretaris untuk diketik.
4. Penandatanganan Surat, setelah
selesai diketik dan sudah tidak terdapat
kesalahan, maka surat tersebut dapat diajukan kepada pimpinan untuk dimintakan tanda tangan sebagai
tanda sahnya surat.
5. Pengadaan Surat, Surat yang telah jadi tersebut
kemudian dibawa petugas agendaris untuk dicatat pokok
surat dan disertai dengan lembar disposisi.
6. Pendistribusian Surat, pengiriman
surat di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Bandung dilakukan
oleh petugas pengirim surat yang disebut office boy. Untuk dapat mengetahui
apakah surat tersebut sudah sampai pada alamat yang dituju, maka pengirim
surat/office boy menggunakan
buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai
pada surat instansi yang menerima surat keluar tersebut.
7. Penyimpanan Surat, selain
didistribusikan, maka surat keluar tersebut
juga harus diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem penyimpanan
surat menurut nomor, maka jika
sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diambil dengan
mudah.
Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung
Pencatatan surat
masuk dan surat keluar di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung menggunakan
dua sarana pencatatan, yaitu buku agenda (buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar) dan kartu kendali rangkap
tiga (kartu kendali surat masuk
dan kartu kendali surat keluar). Untuk lebih jelasnya
masing-masing akan dijelaskan
di bawah ini:
Buku Agenda
Buku agenda di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung disebut atau diberi nama buku
register. Buku register digunakan
untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dimana
buku register ini terdiri dari dua buku, yaitu buku
register surat masuk dan buku register surat keluar. Buku register surat masuk digunakan
untuk mencatat semua surat dinas
yang masuk di Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Kota Bandung (tidak termasuk surat undangan). Sedangkan buku register surat keluar digunakan
untuk mencatat semua surat yang dikeluarkan atau yang dikirim oleh Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung, baik
itu surat dinas maupun surat
undangan yang dikeluarkan atau dikirim. Untuk
surat undangan di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung dicatat dalam
map khusus untuk mencatat surat undangan masuk. Untuk lebih jelasnya
mengenai format buku
register surat masuk dan buku register surat keluar dapat dilihat
di bawah ini.
Kartu Kendali
Kartu kendali
yang digunakan Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Kota Bandung yaitu lembar kertas
rangkap tiga berukuran 10 x 15 cm yang berisikan
data-data suatu surat seperti indeks, isi ringkas, lampiran,
dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah,
tanda terima, tanggal diteruskan, nomor urut, kode
dan catatan. Penggunaan kartu kendali sangat menguntungkan karena pemberkasan tidak bergantung pada buku agenda, mengurangi pencatatan yang berulang-ulang dan berfungsi sebagai arsip. Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung sudah menggunakan
kartu kendali dalam pengelolaan surat, akan tetapi
penggunaan kartu kendali ini baru
diterapkan sehingga pelaksanaannya belum maksimal. Oleh karena itu, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung masih
bergantung pada buku agenda
untuk mengelola surat masuk dan surat keluar. Kartu kendali yang digunakan yaitu terdiri dari
Kartu Kendali Surat Masuk (KKSM) rangkap
tiga (putih, merah dan kuning) dan Kartu Kendali Surat Keluar (KKSK) rangkap tiga (putih,
merah dan kuning).
Prosedur Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung
Dalam rangka
menunjang peningkatan penyelenggaraan administrasi pemerintah dan pembangunan maka perlu adanya
pedoman Pola Klasifikasi Kearsipan. Dengan demikian dalam mengelola surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung mengacu
pada Standar Opersional Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
pada Pengadilan Tinggi Agama Bandung berpedoman kepada Keputusan Ketua Mahkamah Agung RI Nomor: 143/KMA/SK/VIII/2007 tentang
Memberlakukan Buku I bagian Administrasi Tata Persuratan, Tata Kearsipan dan Administrasi Keprotokolan, Kehumasan dan Kemanan halaman 277-286. Dasar Hukumnya disandarkan pada:
1. Undang Undang
Nomor 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman
2. Undang Undang
Nomor 3 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 14 Tahun 1984 tentang Mahkamah Agung RI
3. Undang Undang
Nomor 50 Tahun 2009 tentang Perubahan Kedua Atas Undang Undang Nomor 7 tahun 1989 tentang Peradilan Agama
4. Undang Undang
Nomor 17 Tahun 2003 Tentang Keuangan Negara
5. Peraturan Presiden
RI Nomor 13 Tahun 2005 tentang Sekretariat Mahkamah Agung Republik Indonesia
6. Keputusan Ketua
Mahkamah Agung RI Nomor:
KMA/039/SK/X/1994 tentang Buku
III - Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI
7. Keputusan Ketua
Mahkamah Agung RI Nomor:
143/KMA/SK/VIII/2007 tentang Buku
I � Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pada Mahkamah Agung RI
8. Keputusan Sekretaris
Mahkamah Agung Nomor:� MA/SEK/07/SK/111/2006 Tentang
Organisasi dan tata kerja Sekretaris Mahkamah Agung RI
Pengelolaan surat
masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung dilakasanakan
oleh sekretaris.
Prosedur pengerlolaan
surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung sebagai berikut:
Prosedur Pengelolaan
Surat Masuk
Prosedur pengelolaan
surat masuk pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung terdiri atas:
a. Menerima surat,
yakni surat yang datang melalui kurir atau pos
diterima oleh front office.
b. Membuka surat,
yakni surat dibuka sesuai dengan
kriteria surat, yaitu surat masuk
penting dan surat masuk biasa.
c. Menilai surat,
yakni surat dinilai untuk menentukan
mana surat yang penting dan
mana surat rutin/biasa serta mana yang surat undangan.
d. Mencatat surat,
yakni mencatat pada kartu kendali rangkap
tiga dan pada buku agenda. Keterangan-keterangan yang perlu dicatat antara lain
: tanggal penerimaan
surat, nomor urut surat masuk,
isi ringkas diambil dari isi
ringkas yang terkandung dalam surat, memberi
kode klasifikasi, memberi indeks/pengenal, dari mana surat itu berasal,
kepada siapa surat itu ditujukan,
tanggal dan nomor surat, dan pengolah surat.
e. Penandatanganan surat,
yakni surat tersebut ditanda tangan sebagai bukti bahwa surat
sudah naik dan sudah diketahui oleh Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung.
Penyimpanan surat
untuk disimpan, dan apabila perlu dibalas
maka secepatnya untuk dibalas.
Prosedur Pengelolaan
Surat Keluar prosedur pengelolaan surat keluar dilaksanakan secara sentralisasi yang terdiri atas (Sedianingsih et al., 2014):
a. Pembuatan konsep
surat, yakni pembuatan konsep surat dimaksudkan supaya dalam pengetikan
tidak terjadi kesalahan tujuan, isi, ataupun maksud
dari penulisan surat tersebut.
b. Persetujuan konsep,
dimaksudkan untuk megetahui apa yang akan diketik sudah
mendapatkan persetujuan
oleh Kepala Kantor Pelayanan
Perbendaharaan Negara Kota Bandung.
c. Pengetikan surat,
yakni setelah mendapat persetujuan dari pimpinan maka
surat tersebut diketikan dan diteliti tentang kesempurnaan surat tersebut.
d. Penandatanganan surat,
setelah diketik surat kemudian diserahkan kepada pimpinan atau pejabat
yang berwenang untuk dimintakan tanda tangan.
e. Pencatatan surat,
yakni surat dicatat pada buku agenda dan kartu kendali yang digunakan untuk menyimpan arsip.
f. Pemberian cap dinas,
setelah surat ditandatangani kemudian dicap untuk menjelaskan
keberadaan suatu organisasi.
g. Penyampulan, selanjutnya
yaitu penyampulan surat dengan dimasukkan
ke dalam amplop pengiriman.
h. Pengiriman, apabila
langkah-langkah di atas sudah dilakukan dengan baik dan seksama, kemudian surat dikirim melalui
pos atau kurir.
i. Penyimpanan, yakni
penyimpanan kartu kendali yang telah diisi.
Kendala-Kendala Yang Dihadapi
Sekretaris Dalam Pengelolaan
Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Pelayanan
1. Kendala
Sesuai dengan penelitian
di lapangan pengelolaan surat di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung sudah
sesuai dengan teori dan prosedur yang ada, akan tetapi
masih ada kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan surat tersebut Subrayanti et al., (2022). Kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat di Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara
Kota Bandung, yaitu:
a. Terkadang tidak
semua surat diserahkan ke sekretaris
untuk diarsipkan, tetapi masih disimpan
dimasing-masing unit yang berkepentingan
atau tujuan dari surat tersebut.
Sehingga sekretaris hanya mengarsip surat yang sudah didisposisi dan diserahkan saja.
b. Terkadang ada
pegawai yang meminjam surat dan pada waktu pengembalian surat tersebut pegawai yang meminjam surat itu mengembalikan surat sendiri tanpa
memberi tahu petugas pengelola surat dan terjadi kesalahan tempat dalam mengembalikan surat. Sehingga pada waktu surat diperlukan
kembali surat tersebut susah diketemukan.
2. Cara mengatasi
kendala-kendalanya
Cara mengatasi kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung, yaitu:
a. Sekretaris harus
lebih teliti dan kreatif dengan cara melakukan pengecekan setiap surat seperti mendata
semua surat yang masuk sesuai pokok
bidang yang dituju, dan mengecek setiap surat yang akan dikirim agar pengelolaan surat menyurat dapat berjalan dengan baik tanpa
ada keterlambatan dalam penyampaian surat.
b. Sekretaris harus
selalu melakukan kontrol terhadap para pegawai yang lain apakah masih membawa surat
yang seharusnya setelah menerima surat, surat tersebut harus segera dikembalikan
ke petugas pengelola surat untuk diarsipkan.
c. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Kota Bandung sebaiknya menerapkan sistem penyimpanan arsip menggunakan komputer, dengan cara memback up semua surat ke dalam komputer, sehingga apabila suatu saat surat tersebut dibutuhkan, maka surat tersebut dengan mudah diketemukan kembali.
KESIMPULAN
Agusfina, A.,
& Selfiana, S. (2017). Proses Menangani Surat Masuk Pada Bagian Sekretariat
Di Kantor Pelayanan Pajak Pratama Cibitung. Jurnal Mahasiswa Bina Insani, 1(2),
161�176.
Candraeni, M. D. (2017). PA: Peran Sekretaris Dalam
Pencatatan Surat Keluar dan Masuk Pada PT. Pelindo Properti Indonesia. Institut
Bisnis dan Informatika Stikom Surabaya.
Desri Aryanti, S., & Bakti, M. T. (2022).
Implementation of Aplikasi Manajemen Surat (AMS) Korporat to Support
Communication at PT PLN (Persero) Pusharlis. Jurnal Sekretaris Dan Administrasi
Bisnis, 6(1).
Dewi, D. P., & Octavia, L. (2018). Peran
Sekretaris Dalam Mengelola Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Perpustakaan
Dan Arsip Daerah Kota Tangerang Selatan. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang,
4(2), 20.
Duha, T. (2018). Perilaku organisasi. Deepublish.
Markonah, I., & ASAI, M. M. (2018). Sekretaris
Profesional Merupakan Intangible Asset Perusahaan. ADB�S Secretary, 7(1).
Marpaung, S. C. (2016). Peranan Sekretaris Dalam
Membantu Tugas Pimpinan di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan.
Universitas Sumatera Utara.
Nafiah, D. (2015). Optimalisasi peran sekretaris di
era global melalui upaya pengembangan diri. Efisiensi: Kajian Ilmu
Administrasi, 13(1).
Parlina, L. (2020). Penanganan pencatatan surat pada
lembar disposisi pada bagian biro umum sekretariat provinsi Jawa Barat.
ATRABIS: Jurnal Administrasi Bisnis (e-Journal), 6(2), 172�179.
Prajudi, A. (2016). Kesekretariatan dan Administrasi
Perkantoran. Ghalia Indonesia.
Rosalin, S. (2017). Manajemen arsip dinamis.
Universitas Brawijaya Press.
Sedianingsih, S. E., Mustikawati, E. F., &
Soetanto, N. P. (2014). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan. Prenada
Media.
Subrayanti, D., Cherolina, S., & Aqilludin, M. A.
M. (2022). Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Keluar Pada Bagian Umum Di
Kantor Imigrasi Kelas 1 Bandung. Jurnal Administrasi Perkantoran Dan
Kesekretariatan, 1(1), 11�20.
Sugiyono. (2018). Metode Penelitian dan Kuantitatif,
Kualitatif, dan R&D. CV. ALFABETA.
Yomi, A. P., & Rahmah, E. (2015). Pengelolaan
Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi
Sumatera Barat. Ilmu Informasi Perpustakaan Dan Kearsipan, 4(1), 81�89.
�
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License